La realización de asambleas ordinarias en las sociedades comerciales constituye una obligación que debe ser satisfecha por el máximo órgano social dentro de los tres (3) primeros meses de cada año, o, en su defecto, en la fecha señalada en el régimen estatutario. En el marco de este tipo de reuniones sociales los accionistas o socios deben decidir a cerca de los siguientes asuntos trascendentales para el curso de la sociedad:
- Designar los administradores y demás funcionarios,
- Determinar las directrices económicas de la compañía,
- Aprobar las cuentas y balances financieros del último ejercicio social,
- Resolver sobre la distribución de utilidades,
- Acordar todas las directrices tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.
La inobservancia de la obligación de celebrar reunión ordinaria de accionistas o junta de socios traerá como consecuencia la imposibilidad de aprobar los estados financieros y la posible imposición de multas por parte de la Superintendencia de Sociedades en ejercicio de sus funciones Administrativas y Jurisdiccionales. De igual manera, se recuerda que lo acontecido en la reunión debe plasmarse de manera resumida y organizada en un acta; documento que debe reunir los siguientes requisitos para su validez:
- El número correspondiente, que debe asentarse en orden consecutivo y cronológico.
- Lugar, fecha y hora en que se desarrolla la reunión.
- El capital suscrito y el número de acciones, o el número de cuotas sociales que se encuentre presente en la reunión.
- La forma y antelación de la convocatoria, es decir, el medio y la fecha en la cual se convocó a la reunión: comunicación escrita, correo electrónico o aviso fijado.
- La lista de los asistentes, indicando la calidad en la que actúan, es decir, si en nombre propio o en representación de un accionista o socio mediante poder otorgado.
- Los asuntos tratados y lo manifestado frente a ellos por los presentes en la asamblea, a manera de resumen suficiente.
- Los votos emitidos a favor, en contra o en blanco. En caso de que exista común acuerdo basta indicar en el acta que la decisión fue adoptada por unanimidad por la totalidad de los accionistas que conforman el 100% del capital suscrito.
- Constancia de aprobación del acta.
- Fecha y hora de clausura de la reunión.
- Firma del presidente y el secretario de la reunión.