La Circular 0048 del 22 de mayo de 2026 expedida por el Ministerio del Trabajo establece lineamientos generales para la aplicación del debido proceso disciplinario laboral en el sector privado, lo anterior, a partir de las modificaciones introducidas por la Ley 2466 de 2025 o la nueva reforma laboral.
- Alcance del debido proceso disciplinario.
La reforma laboral incorporó garantías mínimas obligatorias aplicables a todas las actuaciones disciplinarias, con la finalidad de evitar actuaciones arbitrarias y asegurar que cualquier medida disciplinaria se adopte con pleno respeto de los derechos fundamentales del trabajador. Entre los principios y garantías que deben aplicarse se encuentran:
- Dignidad humana: El trabajador debe ser tratado como sujeto de derechos y no como un simple objeto de sanción.
- Presunción de inocencia: Ningún trabajador puede ser considerado responsable sin la existencia de pruebas suficientes que acrediten la conducta imputada.
- In dubio pro disciplinado: Toda duda razonable que surja dentro del proceso debe resolverse en favor del trabajador investigado.
- Proporcionalidad: La sanción impuesta debe guardar correspondencia con la gravedad de la conducta y las particularidades del caso.
- Derecho de defensa: El trabajador tiene derecho a participar activamente durante toda la actuación disciplinaria, presentar explicaciones, aportar pruebas y controvertir las pruebas ya existentes.
- Contradicción y controversia de las pruebas: El trabajador investigado debe conocer íntegramente todos los elementos probatorios y contar con la posibilidad real de objetarlos.
- Intimidad, lealtad y buena fe: Se protege la esfera personal del trabajador y se exige que las partes actúen de manera honesta, coherente y transparente durante todo el trámite disciplinario.
- Imparcialidad: Todas las actuaciones del proceso disciplinario deben adelantarse de forma objetiva, libre de prejuicios o decisiones previamente adoptadas.
- Respeto al buen nombre y a la honra: Se debe proteger la reputación del trabajador frente a acusaciones infundadas.
- Prohibición del non bis in idem: No es jurídicamente admisible sancionar dos veces a un mismo trabajador por los mismos hechos.
- Diferencia entre sanción disciplinaria y despido con justa causa.
Como regla general, el despido con justa causa no es una sanción disciplinaria, sino el ejercicio de una facultad resolutoria unilateral y contractual del empleador. Por lo tanto, no requiere el agotamiento del proceso disciplinario
Por esta razón, el Ministerio del Trabajo aclara que, salvo disposición expresa en:
- Reglamento interno de trabajo;
- convenciones colectivas;
- pactos colectivos;
- laudos arbitrales o;
- el propio contrato de trabajo,
No es obligatorio adelantar un procedimiento disciplinario completo previo al despido con justa causa, no obstante, a pesar de no requerir el proceso disciplinario sancionatorio, la validez del despido con justa causa queda sujeta al respeto de las siguientes garantías mínimas del trabajador, entre ellas:
- comunicación clara y concreta de las razones de la terminación;
- existencia de inmediatez entre los hechos y la decisión adoptada;
- que la causal esté previamente prevista en la ley o en el contrato;
- oportunidad para que el trabajador sea escuchado.
Frente a este último aspecto, se aclara que el derecho a ser escuchado no implica necesariamente la obligación de surtir un procedimiento disciplinario integral, sino de brindarle al trabajador la oportunidad de manifestarse por cualquier medio frente a la justa causa.
- Memorandos y llamados de atención
La Circular distingue entre los memorandos y llamados de atención utilizados como herramientas de dirección y subordinación y aquellos que constituyen verdaderas sanciones disciplinarias.
Cuando los memorandos o llamados de atención no se encuentran establecidos en el reglamento interno de trabajo como sanciones disciplinarias, el empleador puede utilizarlos como mecanismos para exigir el cumplimiento de órdenes o instrucciones, sin que ello implique la necesidad de adelantar un procedimiento disciplinario, en consecuencia, en estos casos el llamado de atención carece de efectos sancionatorios autónomos.
Por el contrario, cuando el reglamento interno contempla los memorandos o llamados de atención como parte de las sanciones disciplinarias, su imposición exige el agotamiento pleno del debido proceso disciplinario.
- Condiciones mínimas del procedimiento disciplinario laboral
La Circular establece un procedimiento mínimo obligatorio para la imposición de sanciones disciplinarias en el sector privado.
4.1 Comunicación formal de apertura
El empleador debe informar por escrito al trabajador el inicio del proceso disciplinario, indicando de manera clara y concreta:
- los hechos investigados;
- las circunstancias de modo, tiempo y lugar;
- las conductas u omisiones atribuidas;
- la calificación provisional de las faltas presuntamente cometidas.
4.2 Traslado integral de pruebas
El empleador debe entregar al trabajador todas las pruebas que soportan la investigación disciplinaria y solo a partir del conocimiento pleno del material probatorio el trabajador puede ejercer adecuadamente su derecho de defensa. Si posteriormente se incorporan nuevas pruebas, estas también deben ponerse en conocimiento del trabajador, garantizando nuevamente la oportunidad de defensa.
4.3 Término mínimo para preparar la defensa
Entre la comunicación de apertura y la diligencia de descargos debe existir un término prudencial no inferior a cinco (5) días hábiles. La Circular enfatiza que este término es de obligatorio cumplimiento, pues las sanciones impuestas sin oportunidad real de defensa vulneran derechos fundamentales.
4.4 Recursos e impugnaciones
El trabajador tiene derecho a controvertir decisiones adversas mediante los recursos establecidos en el reglamento interno de trabajo, por lo cual, dependiendo de la estructura organizacional de la empresa, deben garantizarse:
- Recurso de reposición;
- Recurso de apelación.
Cuando exista posibilidad organizacional, debe asegurarse la segunda instancia mediante apelación y a falta de regulación interna, prevalece la garantía de segunda instancia.
4.5 Principio de inmediatez
El procedimiento disciplinario debe adelantarse dentro de un plazo razonable, garantizando celeridad e inmediatez entre los hechos investigados y la decisión adoptada.
4.6 Acompañamiento sindical
Los sindicatos tienen derecho a asistir y acompañar a sus afiliados durante:
- la investigación disciplinaria;
- la diligencia de descargos.
El trabajador puede contar con representación o acompañamiento sindical durante el trámite.
4.7 Ajustes razonables para personas con discapacidad
El empleador debe implementar medidas que permitan superar barreras de comunicación o comprensión, garantizando el ejercicio efectivo del debido proceso.
4.8 Actualización del reglamento interno de trabajo
Las empresas que no hayan actualizado su reglamento interno conforme a la Reforma Laboral deben hacerlo dentro del plazo comprendido entre el 25 de junio de 2025 y el 25 de junio de 2026. La ausencia de actualización no exonera al empleador del cumplimiento de las nuevas disposiciones legales.
4.9 Uso de tecnologías
La ley autoriza adelantar procedimientos disciplinarios mediante herramientas tecnológicas, siempre que se garantice una comunicación adecuada y el acceso efectivo del trabajador.
4.10. Pequeñas empresas
En empresas con hasta diez (10) trabajadores, el procedimiento formal descrito no resulta estrictamente exigible, dada la flexibilidad reconocida por la norma, sin embargo, el Ministerio de Trabajo recomienda garantizar mínimamente:
- notificación de los hechos y faltas atribuidas;
- posibilidad de defensa;
- aplicación básica de las garantías del debido proceso;
- proporcionalidad de las decisiones adoptadas.
En todo caso, se recomienda dejar soportes de las actuaciones realizadas.
Finalmente, la Circular señala que corresponde al Ministerio del Trabajo ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control respecto del cumplimiento de las garantías del debido proceso disciplinario laboral, por lo que, el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la Reforma Laboral y de los lineamientos establecidos en esta guía pueden dar lugar al inicio de investigaciones administrativas y a la imposición de sanciones por parte de la autoridad laboral competente.
