La convocatoria a las reuniones del máximo órgano social, esto es, la asamblea general de accionistas o la junta de socios, según el tipo societario, constituye un elemento esencial para la validez y eficacia de las decisiones adoptadas en el seno de dichas reuniones, por cuanto, garantiza el derecho de participación de los socios o accionistas.
Personas facultadas para convocar:
La facultad para convocar se encuentra restringida a quienes la ley o los estatutos sociales habilitan expresamente, así:
- Los administradores de la sociedad:
- El representante legal,
- El liquidador,
- Los miembros de las juntas o consejos directivos,
- El factor o apoderado general,
- Aquellos que, de acuerdo con los estatutos, detenten o ejerzan funciones administrativas.
- El revisor fiscal en ejercicio de sus funciones de control.
- La Superintendencia de Sociedades, de manera excepcional.
Así las cosas, por regla general, los socios no están legitimados para convocar directamente, salvo en eventos específicos para decidir sobre la acción social de responsabilidad, o cuando los estatutos de sociedades por acciones simplificadas (S.A.S.) así lo autoricen.
Medio de convocatoria:
El mecanismo o canal a través del cual se comunica formalmente a los socios o accionistas la citación a una reunión del máximo órgano social, es el que se encuentre establecido en los estatutos sociales.
En ausencia de estipulación expresa, la convocatoria de notificará a los socios o accionistas mediante la publicación en un diario de amplia circulación en el domicilio principal de la sociedad.
Término de antelación para convocar:
El término de antelación con el que debe realizarse la convocatoria, el cual varía según la naturaleza de la reunión y el tipo societario:
- Para reuniones en las que se deban aprobar estados financieros de fin de ejercicio, la ley exige una antelación mínima de quince días hábiles
- En reuniones de otra naturaleza, basta con cinco días comunes.
- En el caso de las sociedades por acciones simplificadas, se permite que las convocatorias se realicen con una antelación mínima de cinco días, incluso para la aprobación de estados financieros, salvo que los estatutos dispongan un término superior.
El cómputo de estos plazos excluye tanto el día en que se realiza la convocatoria como el día de la reunión. Si en las oficinas donde funciona la administración de la sociedad opera de manera ordinaria los días sábados, se tendrán como hábiles para tal fin.