La cuota de aprendices es una contribución parafiscal impuesta a los empleadores con el fin de cofinanciar la formación profesional y técnica de jóvenes, garantizándoles una fase práctica en un entorno laboral real. El cumplimiento de esta obligación puede materializarse por dos vías:
- Contratación de Aprendices
Consiste en la vinculación de estudiantes a través de un contrato de trabajo especial de aprendizaje, el cual posee una naturaleza jurídica especial. De tal forma, todo empleador del sector privado que ocupe a quince (15) o más trabajadores está obligado a cumplir con la cuota. Se exceptúan las empresas del sector de la construcción y aquellas que se acojan a regímenes especiales como la Ley del Primer Empleo. Ahora veamos como se calcula la cuota de aprendices.
- De 15 a 20 trabajadores: Se debe contratar un (1) aprendiz.
- A partir de 21 trabajadores: Se debe contratar un (1) aprendiz por cada 20 trabajadores y uno (1) adicional por la fracción de 10 o superior.
- Monetización de la Cuota
La monetización es un mecanismo excepcional y voluntario que permite al empleador eximirse de la obligación de contratar directamente a los aprendices, a cambio de un pago compensatorio al SENA. Consiste en el pago de una suma de dinero mensual por cada aprendiz que la empresa debería tener contratado y no lo tiene. Esta alternativa puede ser:
- Total: Si el empleador decide no contratar a ningún aprendiz.
- Parcial: Si el empleador contrata a una parte de la cuota y paga el equivalente por los cupos restantes.
El valor mensual para pagar al SENA por cada aprendiz no contratado corresponde a 1.5 Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV). La monetización no es una sanción, sino una opción legal que extingue la obligación principal de contratar. Los recursos recaudados se destinan a fortalecer los programas de formación del SENA. El pago se realiza, por lo general, a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).
Consecuencias del Incumplimiento
El empleador que no cumpla con la cuota de aprendices ya sea omitiendo la contratación directa o el pago de la monetización, se expone a un proceso administrativo sancionatorio por parte del SENA. El incumplimiento deriva en:
- La liquidación de la obligación presunta y la generación de intereses moratorios.
- La imposición de multas mensuales sucesivas de hasta un (1) SMMLV por cada aprendiz dejado de contratar.
- El inicio de un proceso de cobro coactivo para hacer efectivo el pago de la deuda.
Se recomienda a los empleadores realizar una verificación periódica del número de trabajadores para determinar correctamente su cuota regulada y tomar una decisión informada sobre el método de cumplimiento, a fin de evitar contingencias legales y económicas.