La inscripción de actas de asamblea general, juntas de socios o demás órganos colegiados ante las cámaras de comercio constituye un requisito esencial para las decisiones societarias adoptadas produzcan efectos frente a terceros. Dentro de dicho procedimiento registral, uno de los aspectos más relevantes corresponde a la autenticidad y validez formal de las copias de las actas que se aportan para inscripción ante el registro mercantil.
En desarrollo de esta exigencia, las cámaras de comercio solicitan que las copias de las actas presentadas para registro contengan una constancia expresa mediante la cual se certifique que el documento allegado corresponde fielmente al original que reposa en los libros oficiales de la sociedad.
El artículo 189 del Código de Comercio establece que las decisiones de la asamblea o junta de socios deben constar en actas aprobadas y firmadas por quienes actúen como presidente y secretario de la reunión, o en su defecto por la comisión designada para tal efecto.
A partir de dicha disposición, la práctica registral ha entendido que las copias que se presentan ante las cámaras de comercio deben provenir de una fuente autorizada y contener una certificación que permita acreditar su correspondencia con el acta original.
De tal manera, cuando se presenta una reproducción digital del acta, debe incluirse una constancia expresa en la que se indique que el documento constituye “fiel copia tomada del original”, dicha certificación generalmente se incorpora al final del acta, inmediatamente después de las firmas del presidente y secretario de la reunión.
La constancia debe ser suscrita por una persona facultada para certificar el contenido del acta, normalmente:
- El secretario de la reunión;
- El representante legal inscrito;
- La persona que estatutariamente tenga competencia para expedir certificaciones.
El texto usualmente exigido por las cámaras de comercio corresponde a una fórmula semejante a la siguiente:
“La presente es fiel copia tomada del original del acta que reposa en los libros oficiales de la entidad.”
La ausencia de esta constancia constituye una causal frecuente de devolución de trámites registrales, especialmente cuando se pretende inscribir reformas estatutarias, nombramientos, aumentos de capital, disoluciones, fusiones o decisiones sujetas a registro. Sin embargo, dicha situación corresponde a un defecto subsanable, toda vez que no implica invalidez del acta ni de las decisiones adoptadas, sino únicamente la necesidad de complementar el documento aportado para efectos registrales.