La Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia en sentencia SL2529 del 23 de agosto de 2023 expuso que si bien en anteriores estudios jurisprudenciales[1] se consideró que la parte demandante (trabajador) es quien tiene la carga de probar no solo la causación de los viáticos sino también su cuantía a fin de que sus pretensiones tengan éxito, no obstante, una nueva revisión del asunto determina en esta oportunidad a la Corte a afirmar que si bien el trabajador tiene la carga de demostrar la causación regular de viáticos, esto es, que durante la relación de trabajo devengó viáticos habitualmente, es el empleador quien debe correr con la carga de acreditar su cuantía y destinación específica (manutención, alojamiento, transporte o gastos de representación).
Los argumentos que respaldan esta tesis son los siguientes:
- De forma similar a lo que ocurre con las horas extras[2], los empleadores, de acuerdo con el Numeral 2.º del Artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo, tienen el deber de especificar los viáticos, lo que supone la obligación de llevar un registro y certificarlos a sus trabajadores, indicando su monto y destinación, así como de conservarlo de un modo en que se asegure su veracidad, certeza, precisión e integridad de su contenido, con el objetivo de que exista total transparencia en su gestión
- Teniendo presente que es una obligación de los empleadores registrar los viáticos generados en desarrollo de la prestación de los servicios de sus trabajadores, cabe colegir que son ellos quienes tienen en su poder la documentación contractual, contable y financiera contratos, facturas, comprobantes de pago, etc. que soportan su causación.
- Las empresas tienen un control riguroso respecto a los costos que implican sus operaciones, entre los cuales están los gastos asociados al alojamiento, transporte, alimentación y gastos de representación de sus empleados. Por tanto, no es entendible que una empresa no cuente con los soportes de los costos de sus operaciones y en el hipotético caso de que no los tenga, ello significa que no lleva en debida forma su información contable y financiera.
- Los empleadores están en una posición jurídica y económica que le asegura el acceso directo, inmediato y exclusivo a dicha información, bien sea porque en el marco de los convenios con hoteles, restaurantes o empresas de transporte la facturación debe ser remitida a ellos o ya sea porque los propios trabajadores deben entregar los soportes originales de sus gastos a las empresas.
[1] Sentencias CSJ SL, 4 nov. 2009, rad. 35818 y CSJ SL, 7 dic. 2010, rad. 36898
[2] El artículo 162, numeral 2 del Código Sustantivo del Trabajo prevé que «El patrono está obligado a entregar al trabajador una relación de las horas extras laboradas, con las mismas especificaciones anotadas en el libro de registro».