Según lo establece el Artículo 442 del Código de Comercio, las personas designadas como gerentes principales y suplentes, serán los representantes de la sociedad para todos los efectos legales.
Conforme con lo anterior, es dable afirmar que el representante legal suplente no debe acreditar las faltas absolutas o temporales del principal, para que le sea dable actuar en nombre de la sociedad.
Quiere ello significar que, el representante legal suplente podrá suscribir cualquier contrato y realizar cualquier acto que se encuentre dentro de los límites establecidos estatutariamente, y dicha actuación será válida sin que para tal efecto sea necesario demostrar la falta de quien ejerce la representación legal principal de una compañía.
Así las cosas, es claro que el dentro del ordenamiento jurídico colombiano no se encuentra prevista ninguna norma que imponga como una obligación de los representantes legales suplentes, demostrar a los terceros la falta temporal o definitiva del principal, para fundamentar la legalidad de su actuar.
Al respecto de la figura del representante legal suplente, la Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado en diversas oportunidades indicando que es un cargo instituido con única finalidad de reemplazar al principal en sus ausencias; sin que ello signifique que para que un representante suplente pueda desempeñar el cargo, se requiera la ausencia material del principal, sino la imposibilidad de desempeñar las funciones que le han sido asignadas.
En síntesis, la actuación del suplente está delimita exclusivamente a la imposibilidad temporal o definitiva del principal para actuar.
El cargo de la suplencia es una figura que reviste trascendental relevancia, en tanto está dispuesto para evitar el que la sociedad se vea afectada por la eventual ausencia del principal en la representación legal de la compañía.