Las actas de asamblea de accionistas o junta de socios de las sociedades comerciales, constituye el documento en el cual se consagra de manera resumida y organizada lo acontecido en la reunión realizada. Quiere lo anterior significar que, para la validez del acta no se requiere que en ella conste la transcripción literal de todos los asuntos tratados, sino que su contenido y estructura cuenten con los siguientes elementos previstos en los Artículos 189 y 431 del Código de Comercio:
1. El número correspondiente, que debe asentarse en orden consecutivo y cronológico.
2. Lugar, fecha y hora en que se desarrolla la reunión.
3. El capital suscrito y el número de acciones, o el número de cuotas sociales que se encuentre presente en la reunión.
4. La forma y antelación de la convocatoria, es decir, el medio y la fecha en la cual se convocó a la reunión: comunicación escrita, correo electrónico o aviso fijado.
5. La lista de los asistentes, indicando la calidad en la que actúan, es decir, si en nombre propio o en representación de un accionista o socio mediante poder otorgado.
6. Los asuntos tratados y lo manifestado frente a ellos por los presentes en la asamblea, a manera de resumen suficiente.
7. Los votos emitidos a favor, en contra o en blanco en caso de que haya discrepancias por los socios o accionistas frente a las decisiones a adoptar; en caso de que exista común acuerdo basta indicar en el acta que la decisión fue adoptada por unanimidad por la totalidad de los accionistas que conforman el 100% del capital suscrito.
8. Constancia de aprobación del acta.
9. Fecha y hora de clausura de la reunión.
10. Firma del presidente y el secretario de la reunión.