La realización de asambleas ordinarias en las sociedades comerciales, constituye una obligación que debe ser atendida por el máximo órgano social dentro de los tres (3) primeros meses de cada año, es decir, a más tardar el día treinta y uno (31) de marzo, o en la fecha señalada en los estatutos sociales.
En el marco de este tipo de reuniones, los accionistas o socios deben decidir a cerca de los siguientes asuntos de importancia trascendental para la sociedad:
- Designar los administradores y demás funcionarios,
- Determinar las directrices económicas de la compañía,
- Aprobar las cuentas y balances financieros del último ejercicio social,
- Resolver sobre la distribución de utilidades,
- Acordar todas las directrices tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.
La inobservancia de la obligación de celebrar reunión ordinaria de accionistas o junta de socios, traerá como consecuencia la imposibilidad de aprobar los estados financieros y la posible imposición de multas por parte de la Superintendencia de Sociedades, en ejercicio de sus funciones Administrativas y Jurisdiccionales.
Para llevar a cabo esta reunión deberá remitirse a cada asociado una citación o convocatoria, con la antelación indicada en los estatutos sociales a la fecha de realización, en la cual se hará constar la hora, fecha y lugar programado, así como el orden del día o los puntos a tratar.
Dicha invitación se hará llegar mediante el mecanismo previsto estatutariamente, que puede ir desde la remisión de un correo electrónico, en forma física, o una publicación en un lugar visible de la oficina administrativa. Llegada la fecha prevista, y con el fin de celebrar la reunión en forma satisfactoria, es necesario que se cuente con la presencia o representación de un número de socios o accionistas que represente la mayoría numérica constitutiva de quórum deliberatorio estipulado en los estatutos.