De conformidad con los artículos 181 y siguientes del Código de Comercio, el máximo órgano social de toda sociedad debe reunirse de dos formas principales:
1. Reuniones ordinaria: se celebran al menos una vez al año, dentro de los tres (3) meses siguientes al cierre del ejercicio contable, salvo que los estatutos dispongan otra fecha. En ellas se analizan los resultados financieros, la gestión de los administradores y las decisiones de política general de la sociedad.
2. Reuniones extraordinarias: pueden celebrarse en cualquier momento del año, cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la compañía, siempre que medie convocatoria por parte del órgano competente.
Tanto las reuniones ordinarias como las extraordinarias pueden llevarse a cabo en modalidad presencial, no presencial o mixta, garantizando siempre la simultaneidad en la comunicación, la verificabilidad de la identidad de los participantes y la autenticidad de las decisiones adoptadas.
Tipos de reuniones del máximo órgano social:
Las reuniones del máximo órgano social pueden clasificarse según su naturaleza y modalidad, así:
1. Según su naturaleza:
- Ordinarias
- Extraordinarias
2. Según su modalidad:
- Presenciales: todos los socios o accionistas asisten físicamente al lugar de reunión.
- No presenciales: se realizan a través de medios virtuales o tecnológicos, siempre que se garantice la simultaneidad de la comunicación y la autenticidad de las decisiones.
- Mixtas: combinan la asistencia física y la participación virtual.
Además, el ordenamiento jurídico reconoce tres los siguientes tipos especiales de reuniones:
- Por derecho propio
- De segunda convocatoria
- Universales.
Reuniones universales:
Las reuniones universales son una figura excepcional que permite la deliberación y toma de decisiones del máximo órgano social sin necesidad de convocatoria previa. De conformidad con el artículo 182 del Código de Comercio, una reunión se considera universal cuando:
- Se encuentran presentes o debidamente representados todos los socios o accionistas, y
- Existe acuerdo unánime para celebrar la reunión y aprobar el orden del día.
Estas reuniones pueden realizarse en cualquier lugar, incluso fuera del domicilio social, siempre que se cumplan las condiciones anteriores.
Cuando en la reunión universal se pretenda considerar y aprobar los estados financieros de fin de ejercicio, es indispensable que todos los asociados renuncien expresamente al derecho de inspección, pues de lo contrario se afectaría la validez de las decisiones adoptadas.